商务接待及接待规格礼仪

礼通礼品网 / 2008-09-16

一、商务接待：

　　1.首先要了解清楚来宾的基本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数，以及到达的日期和地点。

　　2.填报请示报告卡片，将来宾情况和意图向有关领导报告，并根据对方意图和实际情况，拟出接待计划和日程安排的初步意见，一并报请领导批示。
　　
　　3.根据来宾的身份和其他实际情况，通知具体接待部门安排好住宿。
　　
　　4.根据实际工作需要，安排好来宾用车和接待工作用车。
　　
　　5.在国家规定标准的范围内，尽可能周到地安排好来宾的饮食。
　　
　　6.根据来宾的工作内容，分别做好以下安排。
　　
　　如来宾要进行参观学习，则应根据对方的要求，事先安排好参观点，并通知有关部门或单位准备汇报材料，组织好有关情况介绍、现场操作和表演、产品或样品陈列等各项准备工作。
　　
　　7.根据对方的工作内容，事先拟订出各个项目陪同人员的名单，报请领导批准后，即通知有关人员不要外出，并作好准备。
　　
　　8.根据来宾的身份和抵达的日期、地点，安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接。
　　
　　9.来宾到达并住下后，双方商定具体的活动日程，尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行。
　　
　　10.在合适的时机按照大体对等的礼仪原则，安排有关领导同志看望来宾，事先安排好地点及陪同人员。
　　
　　11.根据领导指示或来宾要求，作好游览风景区和名胜古迹的安排。
　　
　　12.在条件许可的情况下，为来宾安排一些必要的文化娱乐活动，如电影、地方戏剧、晚会、书画活动、参观展览等。
　　
　　13.根据来宾要求，安排好体育活动，通知体育场馆作好场地、器材等准备，并安排陪同人员。
　　
　　14.来宾如有重要身份，或活动具有重要意义，则应通知有关新闻单位派人进行采访、报道，负责介绍情况，安排采访对象谈话，并受领导委托对稿件进行把关。
　　
　　15.事先征询来宾意见，预订、预购返程车船或飞机票。
　　
　　16.来宾离去时，安排有关领导或工作人员到住地或去车站、码头、机场为客人送行。

二、接待规格：

　　秘书人员必须根据来访者的身份，确定接待的规格。接待规格是以陪同领导的角度而言的。接待规格过高，影响领导的正常工作；接待规格过低，影响上下左右的关系。所以，确定接待规格时应慎重全面地考虑。

　　1.高格接待
　　
　　即主要陪同人员比来宾的职位要高的接待。如上级领导派工作人员来了解情况，传达意见，兄弟企业派人来商量要事等，需高格接待。
　　
　　2.低格接待
　　
　　即主要陪同人员比客人的职位要低的接待。如上级领导或主管部门领导到基层视察，只能低格接待。
　　
　　3.对等接待
　　
　　即主要陪同人员与客人的职位同等的接待。这是最常用的接待规格。
　　
　　4.次序礼仪
　　
　　接待过程中，遵从次序礼仪的要求，能准确地突出来访者的身份，是对来访者的尊重。接待过程中的次序礼仪一般有以下要求。
　　
　　(1)就坐时，右为上座。即将客人安排在企业领导或其他陪同人员的右边。
　　
　　(2)上楼时，客人走在前，主人走在后；下楼时，主人走在前，客人走在后。
　　
　　(3)迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。
　　
　　(4)进梯时，有专人看守电梯的，客人先进，先出；无人看守电梯的，主人先进、后出并按住电钮，以防电梯门夹住客人。
　　
　　(5)奉茶、递名片、握手。介绍时，应按职务从高至低进行。
　　
　　(6)进门时，如果门是向外开的，把门拉开后，按住门，再请客人进。如果门是向内开的，把门推开后，请客人先进。
　　
　　总之，社会场合，一般以右为大、为尊，以左为小，为次，进门上车，应让尊者先行，一切服务均从尊者开始。 

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